Calendarios conectados

Para: InmobiliariasIncluido en los planes con «Citas y visitas»

Si tu equipo apunta su vida en otro calendario, el escaparate tiene que saberlo: si no, un cliente puede reservar a la hora del dentista. En Citas › Disponibilidad tienes tres formas de unir Valora tu Hogar con tus otros calendarios:

• Calendarios que bloquean huecos: pegas la dirección de cualquier calendario (Google, Outlook, iCloud…) y lo que esté ocupado en él deja de ofrecerse. Funciona siempre, sin conectar ninguna cuenta.
• Google Calendar: conectas tu cuenta. Lee lo ocupado casi al momento y, además, escribe tus citas en tu calendario.
• Calendly: si ya das citas con Calendly, sus reservas entran en Citas.

Si solo quieres ver tus citas en tu calendario, sin que te quite huecos, lo que buscas es Ver tus citas en tu calendario.

Calendarios que bloquean huecosCopiar el enlace al apartado

Cada persona añade los suyos. Si eres el administrador o tienes Gestiona solicitudes, también puedes añadírselos o quitárselos a otra: elígela en el desplegable Agente de Disponibilidad y el apartado pasa a llamarse Calendarios que bloquean huecos de y su nombre.

Cada calendario añadido sale en una fila con su nombre, la web de la que viene y «Leído» con el día y la hora de su última lectura. Volver a leer lo lee en ese momento, sin esperar a la siguiente vuelta. La papelera lo quita, después de pedirte que lo confirmes con Quitar.

Caben 5 calendarios por persona. Con 5, en lugar del formulario sale «Ya hay 5 calendarios: quita uno para añadir otro.».

Qué se guarda de cada calendarioCopiar el enlace al apartado

De cada cosa ocupada, solo cuándo empieza y cuándo acaba: el título, el lugar y quién va se descartan al leerlo. Se guarda desde el principio de hoy hasta 90 días por delante.

La dirección que pegaste se guarda cifrada y no se vuelve a enseñar: en la fila solo sale la web de la que viene. Si la necesitas otra vez, cópiala de tu calendario.

No cuentan como ocupado:

• los eventos cancelados;
• los que en tu calendario están marcados como disponible o libre;
• los que no duran nada (un evento con hora de inicio y sin hora de fin);
• las citas y puertas abiertas que vienen de Valora tu Hogar: si pegas aquí por error tu enlace de Ver tus citas en tu calendario, no se cuentan dos veces.

Los eventos que se repiten (cada lunes, cada día…) cuentan en cada repetición.

Cada cuánto se leeCopiar el enlace al apartado

Como dice el panel: «Se leen cada 10 minutos, pero tu proveedor publica esta dirección con retraso: Google puede tardar de minutos a varias horas; Outlook e iCloud, normalmente menos.». Si apuntas algo en tu calendario y quieres que el hueco se cierre ya, pulsa Volver a leer; aun así, solo verá lo que tu proveedor ya haya publicado. Para que se bloquee al momento, conecta Google Calendar.

Si la dirección no funcionaCopiar el enlace al apartado

Al añadir un calendario, si la dirección no es la que hace falta, el panel te dice cuál has copiado y cuál necesitas. Por ejemplo:

• «Ese es el enlace para insertar el calendario en una web. Necesitas la «Dirección secreta en formato iCal», más abajo en la misma página.»
• «Esa es la dirección de la página de Google Calendar, no la del calendario. Copia la «Dirección secreta en formato iCal» de su configuración.»
• «Has copiado el enlace HTML. Copia el enlace «ICS» de la misma pantalla.»
• «Esa es la página de iCloud. Activa «Calendario público» y copia el enlace que empieza por webcal://.»

Si la dirección tiene buena pinta pero no se puede leer, el mensaje empieza por «No se pudo leer ese calendario:» y sigue con el motivo:

• «Esa es la dirección pública y tu calendario no es público. Copia la «Dirección secreta en formato iCal»».
• «Esa dirección abre una página web, no un calendario iCal».
• «Esa dirección no devuelve un calendario iCal».
• «El calendario ya no existe en esa dirección».
• «El calendario tardó demasiado en responder» o «El calendario pesa más de 5 MB».

Si un calendario deja de leerseCopiar el enlace al apartado

Si un calendario que ya tenías falla al leerlo (porque lo regeneraste en Google, por ejemplo), la fila lo dice en rojo: «No se pudo leer:», el motivo y la hora de la última lectura buena. Durante 24 horas sigue bloqueando con lo último que se leyó bien; después deja de bloquear nada hasta que vuelva a leerse. Si cambiaste la dirección, quítalo y añádelo con la nueva.

Quién ve esas horasCopiar el enlace al apartado

Lo ocupado sale en el calendario de Citas, con Ocupado y ausencias, para la propia persona, para el administrador y quien tiene Gestiona solicitudes, y para los demás agentes si en Equipo tu agencia les deja ver los calendarios de sus compañeros. Siempre sin el contenido de los eventos. Como resume el apartado: «Esas horas salen como ocupadas en el calendario de Citas: las ves tú, quien gestiona la agencia y, si la agencia lo permite, el resto del equipo.». Si gestionas y miras a otra persona, en lugar de «las ves tú» dice «las ve» y su nombre. Lo cuenta Quién ve y gestiona qué.

Google CalendarCopiar el enlace al apartado

Este apartado solo sale si Valora tu Hogar ya tiene activada la conexión con Google. Si no lo ves en Disponibilidad, todavía no está disponible.

Cada persona conecta su propia cuenta, y solo la suya: el apartado sale cuando la persona que miras en Disponibilidad eres tú. Si gestionas y eliges a otra persona, ves solo una línea con su estado: «conectado», «conectado, con error» o «sin conectar (lo conecta el propio agente)».

Qué leeCopiar el enlace al apartado

Solo cuándo estás ocupado en los calendarios que marcaste, nunca el contenido de tus eventos. Se pregunta a Google al calcular los huecos, así que lo que apuntas allí deja de ofrecerse en un par de minutos. Antes de reservar un hueco, se vuelve a preguntar.

Ese tiempo ocupado sale también en el calendario de Citas, como «Ocupado · Google Calendar». Lo ven las mismas personas que lo ocupado en los calendarios que bloquean huecos (lo cuenta «Quién ve esas horas», más arriba).

Qué escribeCopiar el enlace al apartado

En el calendario de Las citas se escriben en, las citas que llevas tú:

• Las confirmadas, y las pendientes que el cliente pidió eligiendo un hueco, como provisionales. Las pedidas por día y franja se escriben al confirmarlas.
• Se ponen al día si cambias la hora, el lugar o el estado. Cambiar solo las notas internas no toca Google.
• Se borran al rechazarlas, cancelarlas o marcarlas como «No se presentó». Las realizadas se quedan como registro.
• Al cambiar quién lleva la cita, se borra de tu calendario. En el de la nueva persona, si tiene el suyo conectado, solo se escribe si sigue en marcha y tiene hora: una confirmada, o una pendiente pedida por hueco. Una realizada no se mueve: se queda en el calendario de quien la llevaba.
• Las reservas de Calendly no se escriben nunca: Calendly ya las pone en el calendario de quien las atiende.
• Tus puertas abiertas, también: lo cuenta Las puertas abiertas en el calendario.

Cada evento lleva lo mismo que en el enlace de Ver tus citas en tu calendario: el nombre del cliente y el tipo, el lugar, su teléfono y el enlace a la cita en el panel. Sin su correo ni su mensaje, y sin invitarle: el cliente ya recibe nuestros correos.

En el detalle de cada cita, una línea te dice si ya está en Google: lo cuenta Confirmar, rechazar y cerrar una cita. Si Google no contesta, se vuelve a intentar sola, con esperas cada vez más largas, hasta 8 veces.

• Si borras a mano un evento en Google, vuelve a crearse la próxima vez que cambie esa cita.
• Si cambias Las citas se escriben en, las citas que ya estaban escritas se quedan en el calendario de antes; las nuevas van al nuevo.
• Al conectar, se escribe también lo que ya llevabas: tus citas confirmadas que aún no han empezado, menos las de Calendly, y tus puertas abiertas publicadas que no han terminado. Las 10 más cercanas se escriben al momento; el resto, en la siguiente vuelta, que pasa cada 5 minutos. Una pendiente pedida por hueco no se escribe al conectar: se escribe cuando la confirmas o cambia algo de ella.

Si Google deja de aceptar la conexiónCopiar el enlace al apartado

Si retiras el permiso desde tu cuenta de Google, o Google falla tres veces seguidas, la conexión pasa a Con error y sale el aviso «Google no acepta la conexión. Mientras tanto, tus huecos se calculan sin tu calendario.», con el botón Reconectar. Si vuelves a conectar la misma cuenta, conservas tu elección de calendarios. Si conectas otra, vuelve a empezar por el principal, y tus citas y puertas abiertas se escriben de nuevo en la cuenta nueva; los eventos que había en la vieja se quedan allí.

DesconectarCopiar el enlace al apartado

Abajo del todo, Desconectar Google Calendar. Te pide confirmarlo: «Los eventos ya creados se quedan en tu calendario.». Desde entonces, ni se lee tu Google ni se escribe nada más en él.

Si alguien sale de tu equipo, o le quitas el acceso al panel, su conexión con Google Calendar y su Calendly se cortan solas: sus reservas de Calendly dejan de entrar. La organización de Calendly de la agencia, si la tienes conectada, sigue igual. Sus enlaces para ver sus citas en su calendario dejan de funcionar también.

CalendlyCopiar el enlace al apartado

Si ya das citas con Calendly, conéctalo y sus reservas entran en Citas como citas confirmadas. Como Google, este apartado solo sale si Valora tu Hogar ya tiene activada la conexión con Calendly. Además, tu cuenta de Calendly tiene que tener un plan de pago: «Hace falta un plan de pago de Calendly (Standard o superior).».

Hay dos formas de conectarlo:

• Mi Calendly: «Tus reservas entran asignadas a ti.». Lo conecta cada persona con su cuenta, y sale solo cuando la persona que miras en Disponibilidad eres tú.
• Organización de Calendly de la agencia: «Para cuentas Teams: entran las reservas de todos, asignadas por el email del anfitrión.». Solo la conectan el administrador y quien tiene Gestiona solicitudes, y en Calendly tienes que ser administrador de la organización. Cada reserva va a la persona de tu equipo con ese mismo correo; si no hay ninguna, entra sin asignar.

Pulsa Conectar en el que te toque. Al volver, el panel dice «Calendly conectado. Sus reservas de los próximos 90 días ya están en Citas.». Si tu plan de Calendly no llega, «Tu plan de Calendly no permite integraciones: hace falta Standard o superior.». Volver a importar trae otra vez las de los próximos 90 días, sin repetir las que ya estaban.

Qué tipo de cita es cada eventoCopiar el enlace al apartado

En Cada tipo de evento entra como salen tus tipos de evento de Calendly, cada uno con su duración, y para cada uno eliges Visita a la vivienda, Reunión en oficina o Llamada. Viene propuesta una, marcada como «(sugerida)»: Llamada si el evento es por teléfono, y Reunión en oficina en los demás casos. Pulsa Guardar modalidades. Los cambios valen para las reservas que entren después; las que ya estaban no cambian.

Cómo llegan las reservasCopiar el enlace al apartado

• Entran confirmadas, con la marca Calendly, a la hora y con la duración de la reserva. Ocupan el hueco de quien la lleva como cualquier otra cita.
• No sale ningún correo nuestro: los avisos al cliente los manda Calendly. Te avisa la campana del panel: «Nueva cita de Calendly:» y el nombre.
• El teléfono se toma del recordatorio por SMS, del número de la llamada o de una pregunta del formulario que lo pida (teléfono, móvil, WhatsApp…). Si tu evento no pide ninguno, la cita entra sin teléfono: añade esa pregunta en Calendly. Las respuestas a las preguntas van al mensaje de la cita.
• El lugar es la dirección del evento, si es presencial.
• Si el cliente cambia la hora en Calendly, la cita se mueve; si la anula, se cancela. En los dos casos te avisa la campana.
• Desde el panel no se cambia la hora, y cancelarla la cancela también en Calendly: lo cuenta Confirmar, rechazar y cerrar una cita.

Si Calendly deja de aceptar la conexión, sale Con error y el aviso «Calendly no acepta la conexión: las reservas siguen entrando, pero cancelar desde el panel no llega a Calendly.», con Reconectar. Desconectar te pide confirmarlo: «Las citas ya importadas se quedan.».

Reglas que conviene saberCopiar el enlace al apartado

• Lo de fuera también avisa en el panel. Además de quitar huecos del escaparate, si confirmas una cita, la apuntas a mano o se la pasas a esa persona a una hora ocupada en estos calendarios, sale el aviso de solapes, con «Ocupado · Google Calendar» u «Ocupado ·» y el nombre que le pusiste al calendario. Lo cuenta Confirmar, rechazar y cerrar una cita.
• Lo ocupado fuera también deja margen. Después de cada cosa ocupada en tus calendarios se deja libre el Margen entre citas de tus ajustes, igual que tras una cita.
• Si Google no contesta, los huecos se calculan sin tu Google y el calendario de Citas sale sin lo de Google, sin avisar.