Quién ve y gestiona qué
Qué puede hacer con las citas el administrador, quien tiene Gestiona solicitudes y el resto de agentes, y cómo cambian las dos reglas del equipo lo que ve cada uno.
Para: InmobiliariasIncluido en los planes con «Citas y visitas»
En Citas entra cualquier persona de tu equipo con acceso al panel, pero no todas ven lo mismo. Hay dos tipos de persona: quien gestiona las citas de todo el equipo y quien solo lleva las suyas. Además, en Equipo tienes dos reglas que deciden si los agentes ven los calendarios de sus compañeros y a quién va cada cita.
Quién gestiona las citas
Gestionan las citas de todo el equipo:
- El administrador.
- Quien tiene Gestiona solicitudes. Lo da el administrador en Equipo, al editar a la persona: «Puede asignar, comentar y cambiar el estado de las solicitudes.». En la lista de Equipo se ve con la etiqueta Solicitudes. Es el mismo permiso que deja gestionar las solicitudes y las puertas abiertas de todo el equipo.
Los demás son agentes que llevan sus propias citas. Los permisos de secciones que das en Equipo (Ventas, Web, Equipo…) no cambian nada en Citas.
Qué ve y hace cada uno
| Quien gestiona | Los demás agentes | |
|---|---|---|
| Lista | Todas las citas, con el desplegable para filtrar por agente o Sin asignar | Solo las que tiene asignadas, sin desplegable |
| Detalle | Confirma, rechaza, cierra y cambia quién la lleva | Confirma, rechaza y cierra las suyas. No cambia quién la lleva |
| Nueva cita | Para cualquier persona del equipo, o sin asignar | Solo para sí mismo |
| Calendario | Todas, con el desplegable Todos los agentes, Sin asignar o una persona | Las suyas, salvo que la regla Calendarios del equipo le deje ver las de sus compañeros (abajo) |
| Disponibilidad | Los Ajustes de citas; el horario, las ausencias y los calendarios que bloquean huecos de cualquiera; las ausencias para todo el equipo | Solo su horario, sus ausencias y sus calendarios |
| Enlaces y conexiones | Su enlace, el de Todas las citas de la agencia, su Google Calendar, su Calendly y la organización de Calendly de la agencia | Su enlace, su Google Calendar y su Calendly |
| Número del menú | Las citas nuevas de todo el equipo, menos las que apuntó él | Solo las suyas, menos las que apuntó él |
Cada cosa tiene su página: La lista de citas, Confirmar, rechazar y cerrar una cita, Apuntar una cita a mano, El calendario de citas, Horario, ausencias y ajustes, Ver tus citas en tu calendario y Calendarios conectados.
Nadie, ni siquiera el administrador, conecta el Google Calendar o el Calendly de otra persona, ni ve su enlace: cada uno conecta lo suyo. Quien gestiona solo ve si los demás tienen Google conectado.
Los avisos
- El correo de cada petición nueva va al Email de contacto de tu agencia y, si la cita va a alguien concreto, también a esa persona. Lo cuenta Cómo te piden cita los clientes.
- La campana del panel avisa a quien gestiona de todas las citas, y a cada agente sin Gestiona solicitudes, solo de las que lleva él. Lo cuenta La lista de citas.
- Al cambiar quién lleva una cita, a la nueva persona le llega el correo «Te han asignado una cita con» y el nombre del cliente. Lo cuenta Confirmar, rechazar y cerrar una cita.
Las reglas del equipo
Están en Equipo, debajo de Usuarios del CRM, en Reglas del equipo. Las ve quien puede entrar en Equipo, pero solo las cambia el administrador; a los demás les sale «Solo el administrador cambia estas reglas.». Se guardan al momento, sin botón de guardar.
Calendarios del equipo
«Para los agentes sin permiso de gestión. Quien gestiona solicitudes ya ve el de todos.». Tiene tres opciones:
- Cada agente ve solo su calendario. Es la de serie. Cada agente ve en el calendario sus citas y sus puertas abiertas, y no tiene desplegable.
- Los agentes ven el tiempo ocupado de los demás. Cada agente tiene un desplegable que empieza en Mi calendario, con el resto del equipo debajo. Si elige a un compañero, no ve sus citas: ve cuándo está ocupado. Sus citas salen como «Ocupado · Cita», sus puertas abiertas como «Ocupado · Puerta abierta», y además lo ocupado en sus otros calendarios y sus ausencias, con el motivo. Nunca el cliente ni la vivienda.
- Los agentes ven los calendarios de todos. Con el mismo desplegable, cada agente ve las citas y las puertas abiertas de sus compañeros con todo el detalle, pero solo para mirar. El desplegable trae además Todo el equipo, para verlas todas a la vez. Si abre una cita de otro, el detalle dice «Es una cita de» y su nombre, «puedes verla, pero solo la gestiona su agente o quien gestione las citas.». Las puertas abiertas de otro no se pueden abrir. Al elegir a un compañero ve también lo ocupado en sus otros calendarios y sus ausencias.
Con cualquiera de las dos últimas, Mi calendario enseña solo lo del agente: sus citas, las puertas abiertas que lleva y las que creó aunque las lleve otra persona, y su tiempo ocupado y sus ausencias. Con Todo el equipo, Ocupado y ausencias se desactiva, con la nota «Elige un agente para ver su tiempo ocupado».
Esta regla solo cambia el calendario y lo que se puede mirar. La lista, el número del menú y lo que cada agente puede cambiar siguen siendo solo lo suyo, y en Disponibilidad cada agente sigue viendo solo lo suyo.
Cada agente recibe solo las citas de sus pisos
«La cita de una vivienda va al miembro vinculado a su agente del CRM. Las viviendas sin agente asignado siguen yendo a cualquiera.». Viene apagada.
Se apoya en Usuarios del CRM, justo encima, donde asignas cada usuario de tu CRM a una persona del equipo. Sin el CRM conectado, ese apartado te pide conectarlo en Configuración › Integraciones, y la regla no cambia nada.
Encendida, cuando un cliente pide cita desde la ficha de una vivienda:
- La cita va a la persona del equipo vinculada al agente de esa vivienda en tu CRM, aunque el cliente haya elegido a otra.
- Si tu agencia da huecos, en la ficha solo se ofrecen los de esa persona. Si no tiene horario, se ofrecen los de todos y la cita se reparte como siempre: mejor eso que dejar al cliente sin cita.
- Se reparte como siempre si la petición no viene de una vivienda (desde el perfil de tu agencia, por ejemplo), si la vivienda no tiene agente en el CRM, si ese agente no está asignado a nadie del equipo o si esa persona está oculta en la web.
Como cada agente ve en la lista sus citas, con la regla encendida cada uno ve las de sus pisos. Las citas que se apuntan a mano y las que entran por Calendly no cambian.
Vale igual para la ficha de Valora tu Hogar y para la de tu web: en las dos, con la regla encendida, solo se ofrecen los huecos de esa persona. Lo cuenta Cómo te piden cita los clientes.